Auf meiner Suche nach dem ultimativen Zeitmanagement-System musste ich erkennen, dass eine universelle, perfekte Lösung, die sämtliche Anwendungsfelder abdeckt, schlichtweg nicht existiert. Nachdem ich zahlreiche Methoden ausprobiert hatte, entschied ich mich, eine eigene Methode für Zeit- und Projektmanagement zu entwickeln, die einfach, praktikabel und zugleich flexibel genug ist, um auf individuelle Bedürfnisse eingehen zu können: das Eisenhower-Canvas als Eisenhower-Prinzip 2.0.

Diese Weiterentwicklung baut auf dem klassischen Eisenhower-Prinzip auf, das ich für seine Einfachheit und Effektivität schätze. Mein Ziel war es, die Leistungsfähigkeit des Prinzips zu erhöhen, ohne dabei die intuitive Handhabung zu verlieren. Es geht darum, eine perfekte Balance zwischen Flexibilität und Struktur zu finden, weiterhin das Wichtige klar vom Unwichtigen zu trennen und auf Basis wissenschaftlicher Erkenntnisse den Nutzer zu motivieren noch effektiver zu werden.

Das Eisenhower-Canvas: Weiterentwicklung des Eisenhower-Prinzips

Die strikte Kategorisierung von Aufgaben in „wichtig“ und „dringend“ nach dem klassischen Eisenhower-Prinzip verleitet oft dazu, kleinere Aufgaben zu vernachlässigen zugunsten der größeren und wichtigeren Aufgaben. Obwohl diese strikte Auslegung des Eisenhower-Prinzips sinnvoll erscheint, führt es langfristig dazu, dass sich zahlreiche kleinere Aufgaben ansammeln, was Überforderung und Demotivation zur Folge haben kann. Hier setzt das Eisenhower-Canvas an: Es löst das Problem der aufgeschobenen Aufgaben ohne den Fokus von den wirklich wichtigen Aufgaben abzuziehen, indem es ein zusätzliches Miniaufgaben-Segment einführt, das es dir ermöglicht, täglich Zeit für diese kleineren Aufgaben einzuplanen.

Das Erledigen solcher Aufgaben kann einen Motivationsschub bieten, der sonst ausbleibt, wenn du ausschließlich an umfangreicheren Aufgaben arbeitest. Es kann sogar hilfreich sein, den Tag mit einer kleineren Aufgabe zu beginnen, um in einen produktiven Flow zu kommen und genug Antrieb für anspruchsvollere Aufgaben zu sammeln, die in der „Eat-the-Frog-Methode“ als Frog bezeichnet wird.

Du magst dich nun zurecht fragen, ob dies nicht auf Kosten der Zeit für die wichtigsten Aufgaben geht. Hier kommt das Pareto-Prinzip ins Spiel, welches besagt, dass oftmals 80% der Ergebnisse mit nur 20% des Gesamtaufwands erreicht werden können. Zudem besagt auch das Parkinsonsche Gesetz, dass Arbeit sich genau in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für sie zur Verfügung steht. In der Praxis bedeutet dies, dass die Qualität deiner Arbeit nicht zwangsläufig sinkt, wenn du weniger Zeit für die „wichtigsten“ Aufgaben aufwendest, sondern dass du durch das Vorhandensein eines festgelegten Zeitrahmens einfach effizienter wirst. Zudem sorgt das Erledigen von Miniaufgaben und der Abbau von aufgestauten kleineren Aufgaben für zusätzliche Motivation, die es dir ermöglicht, an den großen Aufgaben fokussierter und effektiver zu arbeiten. Obwohl es paradox klingt so zeigt die Praxis, dass die Qualität der wichtigsten Aufgabe steigt, wenn während des Tages zusätzlich Aufgaben aus dem Miniaufgaben-Segment abgearbeitet wurden.

In einem Leben, das nicht ausschließlich aus wenigen großen und wichtigen Aufgaben besteht, begegnen uns täglich kleinere, aber wichtige Aufgaben, die unsere Aufmerksamkeit erfordern. Das Ignorieren dieser Aufgaben beansprucht geistige Kapazitäten und kann, wenn sie ständig aufgeschoben werden, zu einer Belastung werden. Durch die Integration dieser kleineren Aufgaben in das Eisenhower-Canvas wird verhindert, dass sich eine lähmende Last ansammelt, und stattdessen ein Weg geboten, Klarheit zu schaffen und noch motivierter an deinen wichtigen Aufgaben zu arbeiten.

Anwendung des Eisenhower-Canvas

Jeder Tag bietet neue Herausforderungen und Chancen, und das Eisenhower-Canvas hilft dir, beides im Griff zu haben. Die flexible Struktur ermöglicht es dir ein Canvas für einen Tag, eine Woche oder für ein kleines Projekt zu nutzen. Die besten Erfahrungen habe ich jedoch damit gemacht jeden Tag eine neue Seite des Eisenhower-Canvas zu nutzen, um frei und unbelastet die Prioritäten der Aufgaben für den Tag zu bestimmen.

• Quadranten beibehalten: Die Priorisierung nach den vier Quadranten des Eisenhower-Prinzips bleibt das Rückgrat deiner Planung.
• Ziele und Zeitrahmen festlegen: Ganz oben auf deinem Canvas definierst du dein Ziel und das Datum oder den Zeitraum, für den das Canvas gilt.
• Die wichtigste Aufgabe: Identifiziere deine wichtigste Aufgabe. Sie verdient Priorität, aber sei nicht zu streng mit dir selbst. Wenn du spürst, dass du einen Schub benötigst, um in den Flow zu kommen, ist es absolut in Ordnung, mit einer einfacheren Aufgabe aus dem Miniaufgaben-Segment zu beginnen.
• Miniaufgaben-Segment: Dieses neue Feld ist entscheidend, um sicherzustellen, dass kleinere Aufgaben nicht ständig aufgeschoben werden. Es ist eine Motivationsspritze, die dir schnelle Erfolge und das befriedigende Gefühl von Fortschritt gibt.
• Quality-Time: Vergiss nicht, Zeit für dich einzuplanen. Das Feld „Quality-Time“ ist dazu da, um sicherzustellen, dass du dich selbst nicht vernachlässigst.

Kontinuierliche Verbesserung mit dem Eisenhower-Canvas

Am Ende des Tages nutze ich das Eisenhower-Canvas, um zu reflektieren: Was habe ich erreicht? Welche Aufgaben haben mich meinen Zielen nähergebracht? Welche Zielabweichungen gab es? Diese Praxis hilft dabei, das System täglich zu verfeinern und sicherzustellen, dass es mit meinen Bedürfnissen im Einklang bleibt. Im Eisenhower-Journal existiert dafür jede Woche eine eigene Seite für ein Monitoring, dass dich dabei unterstützt kontinuierlich besser zu werden. Außerdem vereint es das Eisenhower-Canvas mit bewährten Methoden der Produktivitätssteigerung. Es dient damit nicht nur als Planungswerkzeug, sondern als Wegweiser für ein zielgerichtetes und organisiertes Leben.

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